有給を申請してくるときの対応
どうもエンジンです。
今日は有給のについての人事部長からの悩みに対してお答えしようと思います。
入社1年目の社員が有給が取れる半年が過ぎて、さっそく有給を申請してきたのですが、みんながとりたいであろう日にちを遠慮なく、相談なく申請してくるようです。なにか言おうものなら権利を主張されそうでなにも言えずに意見をぐっとこらえて許可申請を出しているという相談を受けました。
まずはその相手がどうであるかを冷静にとらえることが大切で、ただ仕事ができもしないのに権利ばかり主張して。。っていう感情論ではこれからの社会では通用しないことは理解しておかなくてはいけません。基本的には労働者の権利は法的にも保護されていますから、仕事を覚えていようが、出来ていなかろうが有給制度がある限り平等に与えられた権利です。
ただ感情論に言いたくなるのはわかります。人事担当者や、管理者はいろいろな業務を見ながら進捗やプロジェクト、人員配置などや納期などさまざまな問題を同時並行的に考えながら会社やチームを差配していますから、一人の希望で回りがかき乱されることにいら立ちを覚えることは人として、また他の懸命に働いている部下をみる上司としては当然の感情でしょう。
だからといって感情を抑えて冷静に有給を出していたら仕事は回りませんし、業務は頓挫してしまいます。結局は管理職が過度の残業や休日を返上しているケースが多いのは私がしっている多くの企業でも起こっていることです。
そんな言ったもの勝ちではせっかく一生懸命に働いてくれている人までもがやる気をなくして会社を去っていくという最悪のケースも想定しなければなりません。権利と主張ばかりを野放しにしておくと大変なことになってしまうかもしれません。
ではこういったときに何をすればいいのでしょうか
時季変更権を活用する
企業には時季変更権というものがあるのです。これは業務に著しい支障が出るような場合は時期を変更できるといった会社が持っている権利です。例えば、年末年始やお盆などの長期連休前にまとめて休みを取ろうとして全員が有給を申請すると業務が完全に止まってしまいますよね、その場合は必要な人員を確保してうえで余剰な人から休みを話し合いや要件にそって有給を取ってもらうというものです。緊急性がなければずらしてとってもらうことをお願いすることができるというものです。
ですから注意したなければならないのは空気を読め、というような感覚論ではだめで業務において支障が出るかでの冷静な判断のもとで許可を出す出さないを決めなければいけません。仕事が出来る、出来ないで判断したり、ほかの人は取ってないし、今取るような状況ではないといった物言いになってしまってはハラスメントと捉えられかねません。気を付けないといけません。
ルール化することが大切
有給の申請をルール化しておくことで、感情や感覚で判断しないお互いにとってメリットとなります。ルールにのっとっているのでだめですといいやすいですのでハラスメントや個人攻撃にはなりません。
例えば、１か月前に申請する、急を要する場合は代わりになる人を自ら手配する等の規約を作成しておけば円滑にまわると思います。
あと大切なことは属人化している業務は排除することが大切です。誰が担当しても同じ水準で業務が進むようにマニュアル化しておくことが管理職として必要であると考えます。そうはいってもなかなかその人にしかできないことのほうが多いという業種もあるかもしれませんが、今日中に必ずやっておかないといけない緊急業務はそうそうあるわけではないでしょう。休み明けに対応できるように進めておけばよいですし、逆にその人にしかできない業務があるということは会社にとってはその人が辞めたりしたときのリスクを考えておかないといけません。ですから属人化しているものがあればそれは早急に誰が対応してもいいようにできるように社内の体制を整えていくことが大切です。
有給を通していろいろな社内の対策が必要であることが浮き彫りになることでもプラスにとらえていくことで自身のスキルの向上に寄与できることでしょう。
では今日も頑張っていきましょう！
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